Berichte einrichten

So finden Sie Berichte einrichten

Klicken Sie in der obere Menüleiste auf « (Einstellungen)».

Links öffnet sich das Menü Einstellungen. Wählen Sie dort «Berichte».

Die Seite Berichte öffnet sich.

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist ein automatischer Versand Ihrer wichtigsten Zahlen an eine oder mehrere Personen. Sie legen einmal fest, was verschickt wird, wann und an wen. Ab dann übernimmt Trustlytics.

Sie dürfen mehrere Berichte parallel laufen lassen. Ein paar Beispiele, wie das in der Praxis aussieht:

• Ein Wochenbericht ans Marketing-Team, jeden Montagmorgen.
• Ein SEO-Bericht an Ihre Agentur, einmal im Monat.
• Ein kurzer SMS-Ping an die Chefin mit den drei, vier Zahlen, die wirklich zählen.
• Ihr eigenes Cockpit als PDF, direkt ins eigene Postfach.

Und genau darin liegt der Reiz: Jede Person bekommt das, was sie braucht. Die Geschäftsführung will keine dreissig Kennzahlen, sie will drei. Ihre SEO-Agentur dagegen will die Suchbegriffe im Detail. Mit getrennten Berichten bedienen Sie beide, ohne dass sich jemand durch Zahlen wühlen muss, die ihn nicht interessieren.

Bericht anlegen

Füllen Sie das Formular «Neuer Bericht» aus. Das sind die Felder, von oben nach unten:

Zum Schluss klicken Sie auf «Bericht anlegen». Danach erscheint er oben in der Liste.

Egal welchen Modus Sie wählen: Der Bericht kommt in jedem Fall. Auch dann, wenn in diesem Zeitraum niemand auf Ihrer Webseite war. Sie bekommen dann eine Mail mit Nullen statt gar keine Mail. Das ist bewusst so gebaut, denn Stille lässt sich schlecht deuten. Kommt nichts an, wüssten Sie nie, ob es keine Besucher gab oder ob der Versand hakt.

Kanal: E-Mail oder SMS

E-Mail

SMS

Solange Sie keinen verbundenen Services mit einem SMS-Anbieter (ASPSMS) haben, sehen Sie den Kanal SMS zwar im Formular, können ihn aber nicht auswählen. Er bleibt ausgegraut, und Trustlytics weist Sie mit einem Hinweis darauf hin, was noch fehlt. Sobald ein SMS-Anbieter (ASPSMS) unter Service verbunden ist, wird der Kanal anwählbar.

Wann welcher Kanal? Die E-Mail ist der Normalfall. Sie zeigt alles im Detail, mit PDF zum Ablegen und Weiterleiten. Die SMS ist für den kurzen Puls gedacht: eine Zahl, ein Blick, weiter. Praktisch für jemanden, der selten am Rechner sitzt, aber trotzdem wissen möchte, ob es läuft.

Bericht-Quelle: Vorlage oder eigenes Cockpit

Hier entscheiden Sie, was überhaupt im Bericht landet. Zwei Wege stehen offen.

Die sieben fertigen Vorlagen. Jede ist auf ein bestimmtes Publikum zugeschnitten und liefert garantiert sinnvolle Zahlen, egal ob als E-Mail oder als kurze SMS.

Für die allermeisten reicht eine dieser Vorlagen völlig. Sie müssen nichts selbst zusammenbauen, Sie wählen einfach aus.

Ihr eigenes Cockpit. Haben Sie sich ein eigenes Dashboard eingerichtet, können Sie genau dieses verschicken lassen. Der Bericht enthält dann Ihr komplettes Cockpit als PDF im Anhang, pixelgenau so, wie Sie es auf dem Bildschirm sehen.

Empfänger eingeben

Im Feld «Empfänger» kommt pro Zeile eine Adresse oder Nummer. Kein Komma, kein Semikolon, einfach Enter drücken und weiterschreiben.

Beispiel E-Mail:

chef@firma.ch
marketing@firma.ch
agentur@extern.ch

Beispiel SMS, im internationalen Format mit Plus-Zeichen und Landesvorwahl:

+41791234567
+41783334455

Trustlytics prüft beim Speichern jede einzelne Zeile. Stimmt etwas nicht, bekommen Sie eine klare Meldung, was korrigiert werden muss. Sie speichern also nie versehentlich einen Bericht, der ins Leere läuft.

Frequenz und Uhrzeit

Sie bestimmen, wie oft der Bericht rausgeht:

Die Uhrzeit (0 bis 23 Uhr) gilt für die Schweizer Zeitzone. Trustlytics verschickt zur vollen Stunde. Stellen Sie «08» ein, geht der Bericht zwischen 08:00 und 09:00 raus.

Der Monatstag hört übrigens bei 28 auf, und das hat einen guten Grund: Den 30. oder 31. gibt es nicht in jedem Monat, und der Februar hätte sowieso das Nachsehen. So kommt Ihr Bericht in jedem einzelnen Monat verlässlich an.

Datenzeitraum

Hier legen Sie fest, welche Periode der Bericht abdeckt. Vier Möglichkeiten:

Lassen Sie es einfach auf Passend zur Frequenz. Dann passt der Zeitraum immer zur Frequenz, und Sie müssen nicht zweimal überlegen. Ein wöchentlicher Bericht zeigt so von selbst die jeweils letzten sieben Tage. Fertig.

Die festen Zeiträume sind für Sonderfälle da. Zum Beispiel, wenn Sie jede Woche eine Mail möchten, darin aber immer die Entwicklung der letzten dreissig Tage sehen wollen. Das glättet die Ausreisser und zeigt eher den Trend als das Tagesgeschäft.

Aktivieren und anlegen

Zwei Handgriffe fehlen noch, dann ist Ihr Bericht fertig.

Erstens das Häkchen «Bericht aktiv». Es entscheidet darüber, ob der Bericht tatsächlich verschickt wird:

Für den Normalfall lassen Sie das Häkchen gesetzt. Ohne Häkchen sinnvoll ist es nur dann, wenn Sie einen Bericht schon einmal vorbereiten möchten, er aber erst später laufen soll. Etwa für eine Kampagne, die nächsten Monat startet.

Zweitens der Klick auf «Bericht anlegen». Danach erscheint Ihr Bericht oben in der Liste, samt Angabe, wann er das nächste Mal rausgeht.

Fertig. Ab jetzt kümmert sich Trustlytics um den Versand. Bevor Sie sich zurücklehnen, lohnt sich allerdings noch der Testversand aus dem nächsten Abschnitt.

Testversand

Bevor der Bericht zum ersten Mal automatisch rausgeht, schicken Sie ihn einmal zur Probe. In der Liste finden Sie neben jedem Bericht das Symbol (Test senden).

Was dabei passiert, sollten Sie wissen:

Danach zeigt Trustlytics entweder einen grünen Erfolgs-Hinweis oder einen roten Fehler mit Begründung. Im zweiten Fall wissen Sie sofort, woran es liegt.

Die Bericht-Liste

Sobald Sie Berichte angelegt haben, stehen sie in einer Tabelle. Pro Bericht eine Zeile mit diesen Spalten:

Die zwei Spalten, die Sie im Alltag wirklich brauchen: «Status» und «Nächster Versand». Zusammen beantworten sie die Frage, die sich sonst schwer prüfen lässt, nämlich ob dieser Bericht tatsächlich noch läuft und wann er das nächste Mal ankommt. Ein grauer Status ist die häufigste Erklärung dafür, dass jemand seit Wochen keine Post mehr bekommen hat.

Die vier Symbole in der Liste

Ganz rechts in jeder Zeile stehen vier kleine Symbole:

• (Test senden): Verschickt den Bericht sofort einmal zur Probe.
• / (Fortsetzen/Pausieren): Schaltet den Bericht ab oder wieder ein. Ein pausierter Bericht bleibt angelegt, geht aber nicht raus, bis Sie ihn wieder starten.
• (Bearbeiten): Lädt den Bericht ins Formular unten. Sie ändern die Felder und klicken auf «Speichern». Mit «Abbrechen» verwerfen Sie die Änderung.
• (Löschen): Entfernt den Bericht nach einer Sicherheitsabfrage endgültig. Die Versand-Historie bleibt erhalten.

Sprache

Der Bericht geht in der Sprache raus, die Sie unter Sprache & Region eingestellt haben. Alle Empfänger bekommen dieselbe Sprache, auch dann, wenn ein Empfänger selbst ein Trustlytics-Konto mit einer anderen Sprache hat.

Ganz konkret: Steht Ihr Profil auf Deutsch und Ihre Agentur sitzt in Genf, kommt der Bericht trotzdem auf Deutsch an.

Was steht nicht im PDF?

Ein paar Widgets eignen sich schlicht nicht für einen gedruckten Bericht, weil sie von Live-Daten leben oder davon, dass jemand sie bedient. Diese lässt Trustlytics im PDF weg:

• Echtzeit-Widgets (Live-Besucher-Karte, Echtzeit-Strom, Live-KPI-Streifen)
• Inhalte-Heatmap (die interaktive Block-Karte)
• Besucherfluss (die interaktive Pfad-Analyse)

Steckt eines davon in Ihrem eigenen Cockpit, bekommen Sie das PDF einfach ohne dieses Widget. Alles andere sehen Sie wie gewohnt. Und auf der letzten PDF-Seite steht, was ausgelassen wurde. Es verschwindet also nichts heimlich.

Der Grund dahinter leuchtet schnell ein: Eine Karte mit Besuchern, die gerade jetzt auf Ihrer Webseite sind, ergibt in einem PDF von gestern keinen Sinn mehr. Und eine Pfad-Analyse lebt davon, dass Sie hineinklicken.

Regeln und Limits

Zwanzig Berichte klingen nach wenig, reichen in der Praxis aber locker. Wer mehr braucht, hat meist zu fein aufgeteilt. Oft genügt ein Bericht mit mehreren Empfängern statt drei fast identischer Berichte nebeneinander.

Tipps für gute Berichte

• Sprechende Namen nehmen. «Marketing Montag» ist besser als «Bericht 3». Spätestens beim fünften Eintrag in der Liste wissen Sie sonst nicht mehr, welcher wofür da ist.
• Wöchentlich statt täglich. Täglich klingt gründlich, wird aber nach zwei Wochen weggeklickt. Und Tagesschwankungen sagen ohnehin wenig aus, ein Muster erkennen Sie erst über die Woche.
• Pro Empfängerkreis ein eigener Bericht. Die Geschäftsführung braucht die Executive-Vorlage, die Agentur die SEO-Vorlage. Ein Bericht für alle bedeutet, dass ihn am Ende niemand richtig liest.
• Sich selbst als Empfänger eintragen. So merken Sie sofort, wenn nichts mehr ankommt oder etwas seltsam aussieht. Und bei einer Rückfrage wissen Sie genau, was Ihr Gegenüber vor sich hat.
• Uhrzeit passend zum Arbeitstag wählen. Ein Bericht, der nachts um drei ankommt, liegt morgens unter zwanzig anderen Mails. Sieben oder acht Uhr funktioniert deutlich besser.
• Nach dem Anlegen einmal testen. Zwei Minuten jetzt ersparen Ihnen die Frage, warum wochenlang niemand Post bekommen hat.

Häufige Fehler

Fünf Dinge, an denen es beim Einrichten am häufigsten scheitert:

• Das Häkchen «Bericht aktiv» vergessen. Der Bericht ist sauber angelegt, alles stimmt, und trotzdem kommt nie etwas an. In der Liste steht er auf grauem «Pausiert». Der mit Abstand häufigste Fehler.
• Empfänger mit Komma getrennt. In das Feld gehört eine Adresse pro Zeile. Wer Kommas oder Strichpunkte verwendet, bekommt beim Speichern eine Fehlermeldung.
• Telefonnummer ohne Landesvorwahl. «079 123 45 67» funktioniert nicht. Es braucht das internationale Format mit Plus-Zeichen: +41791234567.
• Die Vorlage passt nicht zu den Daten. Die E-Commerce-Vorlage bleibt leer, solange Sie keine Ziele eingerichtet haben. Die SEO-Vorlage bleibt leer ohne verbundene Google Search Console. Der Bericht kommt trotzdem, nur eben mit Nullen.
• Nach dem Bearbeiten nicht gespeichert. Wer den Bericht über das Stift-Symbol ins Formular lädt, Änderungen macht und dann wegklickt, verliert sie. Erst «Speichern» macht die Änderung gültig.

Häufige Fragen

Mein Bericht kommt nicht an. Was nun?
Schauen Sie zuerst in die Liste: Steht der Bericht auf «Pausiert»? Gibt es beim letzten Versand einen Fehlerhinweis? Prüfen Sie danach den Spam-Ordner des Empfängers, dort landen automatische Mails erfahrungsgemäss gern. Und bei SMS: Läuft der SMS-Anbieter (ASPSMS)-Dienst noch, und ist genug Guthaben da?

In meinem Bericht stehen überall Nullen. Ist etwas kaputt?
Wahrscheinlich nicht. Trustlytics verschickt den Bericht auch dann, wenn im gewählten Zeitraum gar keine Daten vorliegen. Die Nullen sind also eine ehrliche Antwort und keine Fehlermeldung. Häufigste Gründe: Ihre Webseite hatte in dieser Periode tatsächlich keine Besucher, der Tracking-Code läuft nicht mehr, oder die Vorlage zeigt Zahlen, die bei Ihnen gar nicht erhoben werden. Die E-Commerce-Vorlage bleibt zum Beispiel leer, solange Sie keine Ziele eingerichtet haben.

Brauchen meine Empfänger ein Trustlytics-Konto?
Nein. Der Bericht geht als ganz normale E-Mail oder SMS raus. Ihre Agentur, Ihre Chefin oder Ihr Verwaltungsrat müssen sich nirgends anmelden und nichts installieren.

Kann ich den Versand minutengenau einstellen?
Nein, nur volle Stunden. Trustlytics verschickt zwischen der eingestellten Stunde und der nächsten vollen Stunde.

Wann kommt der erste Bericht?
Zum nächsten Termin, der zu Ihrer Einstellung passt. Wann genau das ist, steht in der Liste in der Spalte «Nächster Versand». Möchten Sie nicht so lange warten, schicken Sie sich über (Test senden) einen Testversand.

Ich bin selbst Empfänger und habe ein Trustlytics-Login. Bekomme ich den Bericht in meiner Sprache?
Nein. Der Bericht kommt immer in der Sprache dessen, der ihn erstellt hat. Alle Empfänger erhalten dieselbe Sprache.

Kann ich denselben Bericht an E-Mail und SMS gleichzeitig schicken?
Nein. Jeder Bericht hat genau einen Kanal. Legen Sie für beide Fälle je einen eigenen an. Das hat sogar einen Vorteil: Frequenz, Empfänger und Inhalt lassen sich dann unabhängig einstellen. Die Chefin bekommt montags ihre SMS, das Team am selben Tag die ausführliche Mail.

Was passiert, wenn ich das Cockpit lösche, das in einem Bericht steckt?
Dann hätte der Bericht keinen sinnvollen Inhalt mehr. Ändern Sie ihn in dem Fall auf eine fertige Vorlage oder ein anderes Cockpit. Am schnellsten geht das über das Stift-Symbol: Bericht bearbeiten, neue Quelle wählen, speichern.

Was kostet ein SMS-Versand?
Trustlytics verrechnet nichts extra. Die Kosten kommen direkt vom SMS‑Anbieter (ASPSMS): etwa 0.05 bis 0.10 CHF pro SMS, je nach Tarif. Ihr Guthaben sehen Sie im SMS-Anbieter (ASPSMS)-Kundenbereich.

Zählt mein Testversand auch als echter Versand?
Der Test geht wirklich an alle Empfänger raus, ist aber kein automatischer Lauf. Der nächste reguläre Versand bleibt davon unberührt und kommt wie geplant.

Ich habe einen Bericht geändert. Muss ich etwas bestätigen?
Nur den Klick auf «Speichern». Danach gilt die neue Einstellung ab dem nächsten Versand. Wann der ansteht, sehen Sie sofort in der Spalte «Nächster Versand».

Kann ich einen Bericht an jemanden ausserhalb der Firma schicken?
Ja, jede beliebige Adresse ist erlaubt. Bedenken Sie nur, dass Ihre Zahlen damit das Haus verlassen. Bei externen Empfängern lohnt sich eine Vorlage, die genau das zeigt, was diese Person braucht, und nicht mehr.

Ich kann den Kanal SMS nicht anklicken. Warum?
Weil noch kein SMS-Anbieter (ASPSMS)-Dienst eingerichtet ist. Der Kanal wird deshalb angezeigt, bleibt aber ausgegraut. Richten Sie den Dienst unter Services ein, danach lässt er sich normal auswählen.